La primera fase consiste en documentar en detalle los procedimientos que se quieren automatizar: cuales son las etapas, las oficinas involucradas, los formularios, los requisitos, los registros u otros documentos emitidos, y las bases legales.

Una vez clarificados, los procesos pueden ser simplificados, eliminando los requisitos que no son legalmente justificados o que no son pertinentes. Los datos requeridos por las distintas administraciones son reunidos en un formulario digital único. Se busca una manera para que los pagos puedan ser realizados en una sola vez, en la caja de una de las administraciones, en bancos o en línea. Se organiza un lugar de retiro único para los documentos emitidos por las administraciones involucradas en el trámite. La simplificación es más rápida si ya existe una ventanilla única física, pero no es un requisito indispensable.

La UNCTAD presta asistencia a los paises que lo desean para clarificar y simplificar los trámites administrativos, gracias al sistema eRegulations (www.eregulations.org).

Se configura en el sistema la cantidad y la identidad de las administraciones involucradas, los datos y requisitos pedidos por cada institución, la administración que hará la revisión de los expedientes (el revisor puede ser distinto según la combinación de registros pedidos), el lugar de retiro de los registros físicos (también puede variar), el orden de procesamiento entre las instituciones (paralelo o secuencial), así como el texto y la frecuencia de los mensajes de alerta que serán mandadas al usuario y a las administraciones, y las estadísticas generadas (inscritos, expedientes iniciados, expedientes enviados, registros entregados, tiempo promedio de procesamiento por institución, etc.).

Se desarrolla también la interfaz pública del sitio, es decir una página de inicio y algunas páginas adicionales (quienes somos, contacto, etc.) para presentar el servicio a los usuarios. Esta interfaz pública está hecha a medida por cada municipio/país/grupo regional.

Se averigua, con cada administración, que el sistema tome correctamente en cuenta los datos y los requisitos exigidos, que los casos de rechazo de una solicitud estén todos listados, que las alertas lleguen a los funcionarios escogidos; se comprueban también el módulo de revisión, el orden de procesamiento, los mensajes mandados a los usuarios, el funcionamiento de las estadísticas y del sistema interno de seguimiento de los expedientes.

Se entregan a las administraciones manuales de uso desarrollados a medida y se organizan capacitaciones para sus funcionarios.

El período de prueba se finaliza con algunos casos reales, para comprobar el buen funcionamiento del sistema y la capacidad de los funcionarios a utilizarlo.