fenêtres électroniques
uniques transactionnelles
Computerize administrative procedures
eRegistrations est un système de gouvernement électronique configurable, conçu pour automatiser des procédures administratives simples ou complexes. Adaptable à n’importe quel processus administratif, il peut s’appliquer à des procédures aussi diverses que l’enregistrement d’une entreprise, la demande d’un permis de construction, les procédures du commerce extérieur, ou le transfert d’un titre de propriété.
eRegistrations peut automatiser des opérations impliquant une seule administration (par exemple la demande d’enregistrement au registre du commerce) ou des opérations simultanées avec plusieurs administrations (inscription de l’entreprise dans tous les registres obligatoires: impôts, mairie, sécurité sociale, ministère du travail, registre du commerce, etc.), constituant ainsi un guichet unique en ligne.
Il peut être installé au niveau municipal, national ou supranational.
L’usager au centre de la gouvernance électronique
La base de données de l'usager est le centre névralgique du système et le lien entre toutes les administrations. Les requêtes sont faites à partir de la base de données, où sont également stockés les documents émis par les administrations.
Interopérabilité avec les systèmes existants
eRegistrations n'exige aucun changement dans les processus internes des administrations participantes ni dans leurs systèmes informatiques. Il n'a pas besoin d'accéder à leurs bases de données. Il n'est pas nécessaire que les administrations soient interconnectées, ni même qu'elles soient informatisées.
A l'inverse, eRegistrations propose un accès total à sa propre base de données et permet aux administrations d'extraire automatiquement les informations dont elles ont besoin. L'interopérabilité se fait par l'accès partagé à la base de données eRegistrations, qui est celle des usagers, et où les administrations viennent chercher et déposer de l'information.
Sécurité avancée
L'information des usagers est conservée sur des serveurs de haute sécurité, avec des connexions protégées et encryptées, pour garantir leur inviolabilité.
Les usagers contrôlent totalement leur espace dans la base de données, grâce à leurs codes d'accès. Ils peuvent donner à des tiers un accès à tout ou partie de leur information, au moyen d'une URL et d'un mot de passe qui donnent accès uniquement à l'information qu'ils veulent partager.
Les documents administratifs digitalisés qui ont été placés directement par les administrations, avec une signature électronique, ne peuvent pas être altérés par les usagers.
Configurabilité et adaptabilité
eRegistrations est un système générique de gouvernement électronique qui peut s'appliquer à n'importe quelle procédure administrative, toutes consistant, en dernière analyse, en un échange d'information entre un usager et une ou plusieurs administrations. Une procédure complexe n'est qu'une combinaison de processus simples. Le système permet d'automatiser chacun des processus simples et d'organiser leur co-opération.
eRegistrations peut être installé au niveau municipal, national ou supranational, et intégrer, à ces trois niveaux, les processus de plusieurs administrations. Une application possible au niveau supranational est la création de guichets en ligne permettant des démarches simultanées dans plusieurs pays (registre du commerce, registre sanitaire, licences d'exportation, etc.).
Description fonctionnelle détaillée
Basic principles for single windows
Les procédures doivent d'abord être documentées et simplifiées
La première phase consiste à documenter en détail les procédures qu'on veut automatiser: quelles sont les étapes, les administrations impliquées, les formulaires, les documents à fournir, les coûts, les attestations et autres documents administratifs que seront émis, et les bases légales.
Une fois clarifiées, les procédures peuvent être simplifiés, en éliminant les conditions non légalement justifiées et non pertinentes. Les informations requises par les différentes administrations sont regroupées dans un formulaire électronique unique. On voit comment les paiements peuvent être réalisés en une seule fois, à la caisse d'une des administrations, dans une banque ou en ligne. On organise un endroit unique pour le retrait des attestations émises par les administrations impliquées dans la procédure. La simplification est plus rapide s'il existe déjà un guichet unique physique, mais ce n'est pas une condition indispensable.
La CNUCED peut aider les pays qui le souhaitent à clarifier et simplifier leurs procédures administratives, grâce au système eRegulations (www.eregulations.org).
1-4 mois
Entre un et quatre mois en moyenne, en fonction de la complexité des procédures et de la coopération des administrations impliquées
Configuration du système
Le système est configuré pour prendre en compte la quantité et l'identité des administrations impliquées, les informations et documents demandés par chaque institution, le choix de l'administration qui fera la révision des dossiers (le réviseur peut être différent suivant les formalités demandées), le lieu de retrait des attestations physiques (il peut également varier suivant les formalités), l'ordre dans lequel les administrations traiteront le dossier (parallèle ou séquentiel), le texte et la fréquence des messages d’alerte qui seront envoyées à l'usager et aux administrations et les statistiques qui seront générées (inscrits, dossiers initiés, dossiers envoyés, attestations émises, temps moyen de traitement par institution, etc.).
L'interface publique du site est développée, c'est-à-dire une page d'accueil et quelques pages additionnelles (qui sommes-nous, contact, etc.). pour présenter le service aux usagers. Cette interface publique est créée sur mesure pour chaque ville, pays ou groupement regional.
2-6 mois
Entre deux et six mois en moyenne, en fonction de la complexité des procédures
Essais et formation
On s'assure que le système prend correctement en compte les informations et les conditions demandées par chaque administration, que les cas de rejet sont bien définis et que les alertes arrivent bien aux fonctionnaires désignés. On vérifie aussi le module de révision, l'ordre de traitement, les messages envoyés aux usagers, le fonctionnement des statistiques et du module interne de suivi des dossiers.
Des manuels personnalisés sont remis à chaque administration et des formations sont organisées pour leurs fonctionnaires.
La période de test s'achève avec des cas réels, pour procéder aux derniers ajustements sur le système et vérifier la capacité des fonctionnaires à l'utiliser.
1-2 mois
Entre un et deux mois en moyenne, en fonction de la complexité des procédures et de la coopération des administrations impliquées